Fui eleito Síndico: o que fazer?

Fui eleito síndico: o que fazer?

Entenda tudo o que o síndico precisa para começar bem sua gestão: leis, regras, responsabilidades, comunicação etc.

Eleito pela primeira vez, o síndico embarca em uma jornada que implica em muitas responsabilidades, infinitas tarefas e diversos papéis a desempenhar na função.

Não é nada fácil, vai dar mais trabalho do que você imagina. Mas não são motivos para se desesperar. Com empenho, organização, dedicação e uma boa dose de paciência consigo mesmo, em breve você já estará colhendo bons frutos para o seu condomínio.

Com um propósito de apoiar integralmente os síndicos, a Zipp oferece toda a assessoria necessária que é preciso para a sua jornada.

Responsabilidades do Síndico e do Condomínio: leis e regras 

Da Constituição Federal, passando pelas leis em suas três esferas, normas técnicas e regulamentadoras, chegando à Convenção e ao Regimento interno, o síndico deve dedicar um tempo à leitura desses documentos, tê-los à mão ou saber onde acessar. 

Confira abaixo uma lista que esquematiza leis, normas e regras que dizem respeito ao síndico e ao condomínio: 

  • Constituição Federal: principal conjunto de leis do País. Não trata diretamente de condomínios, mas de temas como propriedade privada e dignidade da pessoa humana;
  • Leis federais, como o Código Civil: principal lei que trata de condomínio. Pode ser complementada pela Lei nº 4591/64 (antiga lei dos condomínios) nos pontos em que o CC for omisso;
  • Leis estaduais: cada região pode ter leis que afetem condomínios e o síndico deve conhecer e atendê-las. Aqui entram regras como as ligadas a sistema de combate a incêndio, por exemplo;
  • Leis municipais: a exemplo das estaduais, cada município pode ter leis locais, como por exemplo código de obras;
  • Normas técnicas: elaboradas por órgãos como Associação Brasileira Norma Técnicas (ABNT). Embora não sejam leis, normas técnicas que dizem respeito a condomínios devem ser atendidas pelos empreendimentos e há leis que citam normas técnicas. A ABNT NBR 16.280 normatiza reformas em condomínios;
  • Normas regulamentadoras: estipuladas pelo Ministério do Trabalho, têm como objetivo assegurar condições de trabalho e garantir a segurança e a saúde dos trabalhadores;
  • Convenção do condomínio: é a lei interna do condomínio;
  • Regimento interno: são as regras de uso e convivência do condomínio;
  • Decisões assembleares: também valem como regras para os moradores.

Atribuições básicas do Síndico

A função e as atividades competentes ao síndico estão descritas no Código Civil, que dedica o Capítulo VII ao Condomínio Edilício nos artigos 1.331 ao 1.358

O síndico é o representante legal do condomínio. É ele o responsável por toda a documentação do condomínio e por representá-lo em juízo, quando solicitado.

Cabe ao síndico também ser um facilitador da comunicação do condomínio, auxiliar condôminos e moradores na resolução de problemas, zelar pelo patrimônio comum e gerir pessoas.

Dentre as atribuições ao síndico, ainda estão:

  • Convocar a assembleia dos condôminos;
  • Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
  • Cuidar da conservação das áreas comuns do empreendimento;
  • Zelar pela prestação dos serviços de interesse dos condôminos;
  • Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
  • Gerir a arrecadação das cotas condominiais e a inadimplência;
  • Prestar contas anualmente e quando exigidas
  • Realizar o seguro da edificação.

Responsabilidade Civil e Criminal do Síndico

A responsabilidade civil e criminal do síndico é uma das mais críticas atribuições e que muitos candidatos ao cargo ou os eleitos de primeira viagem não têm ciência. A falta de conhecimento dessas responsabilidades pode prejudicar não só o condomínio como o próprio síndico. 

Responsabilidade civil do síndico ocorre quando as atribuições do cargo não são cumpridas adequadamente, ocasionando prejuízos aos condôminos ou a terceiros. Responsabilidade criminal do síndico acontece quando este não cumpre suas atribuições, levando-o não apenas a uma omissão, mas a uma prática que pode ser entendida como criminosa ou contravenção. Exemplos: crimes contra a honra (injúria, calúnia e difamação), apropriação indébita de fundos do condomínio e apropriação indébita de verbas previdenciárias dos funcionários.

O que providenciar assim que assumir o cargo de síndico:

Essas medidas vão evitar problemas burocráticos e interromper práticas da gestão anterior não recomendáveis. Fique atento: 

  1. Recebimento de toda documentação da gestão anterior;
  2. Reunião com o síndico anterior para tirar dúvidas e esclarecimentos, além de manter o canal aberto;
  3. Reunião de alinhamento com a administradora;
  4. Providências administrativas, tais como: cadastro atualizado de moradores, atualização de dados na Receita Federal, atualização de dados no banco, atualização do certificado digital e documentação completa do condomínio etc;
  5. Finanças, tais como previsão orçamentária, inadimplência, investimentos;
  6. Infraestrutura: plantas do condomínio, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), vistoria junto com zelador, contratos de manutenção etc;
  7. Segurança: equipamentos e treinamentos de funcionários;
  8. Assembleia de apresentação da atual situação do condomínio e próximos passos, depois de tomar as providências e de fazer uma análise inicial.

Certidões

Importante o síndico novo também fazer levantamento, com apoio da administradora, de algumas certidões para estar a par da real situação do condomínio em termos trabalhistas e ações cíveis e criminais:

Trabalhistas

  • Certidão INSS: para saber se há pendência do condomínio sobre o INSS;
  • Certidão FGTS: para saber se há pendências do condomínio em relação ao FGTS;
  • Ações trabalhistas:  pesquisa no site do TRT dependendo do estado – cada estado tem o seu.

Ações cíveis/criminais

  • Acessar o site do Tribunal de Justiça do seu estado e entrar em todos os fóruns para investigar a situação do seu condomínio;
  • Na sua prefeitura, verificar os seguintes pontos: AVCB – prefeitura, habite-se/auto e conclusão – prefeitura e RIA dos elevadores – prefeitura.

Remuneração do Síndico e INSS

A grande maioria dos condomínios oferece algum tipo de remuneração para síndicos:

  • Isenção da cota condominial ordinária;
  • Desconto na cota condominial ordinária;
  • Ajuda de custo;
  • Salário.

Essa determinação geralmente está estipulada na convenção do condomínio. No caso de omissão, o assunto pode ser deliberado em assembleia.

Como atender e se comunicar com os condôminos 

Comunicação assertiva com os condôminos é uma das chaves para uma gestão transparente, tranquila, colaborativa e que traz segurança à comunidade.

São tantas as atividades, obrigações, urgências e providências a serem tomadas que não é raro o síndico esquecer de estabelecer canais oficiais de comunicação para os condôminos ou meios dele se comunicar com a comunidade. 

Uma das primeiras medidas do síndico ao assumir o cargo é informar as regras (dias, horários e prazos para retorno) e os meios pelos quais os condôminos e moradores poderão falar com ele. Há inúmeras formas: 

DIGITAL

  • Celular corporativo do condomínio (nunca o pessoal);
  • Site da administradora ou do próprio condomínio;
  • E-mail;
  • App;
  • WhatsApp.

TRADICIONAL

  • Livro de ocorrência;
  • Fichas;
  • Pessoalmente: avaliar a implantação de plantões para atendimento mediante agendamento prévio.

O síndico pode se comunicar de diversas formas também, objetivando sempre manter os moradores bem informados sobre os acontecimentos, novidades e prestação de contas: 

  • Quadro de avisos;
  • Mural de avisos no site da administradora ou em site próprio;
  • Murais nos elevadores ou nas garagens: de papel ou eletrônicos (telas tipo elemidia);
  • Lista de transmissão do WhatsApp (somente o síndico envia, sem criar fóruns polêmicos) para avisos mais rápidos ou urgentes;
  • Jornal/informativo;
  • Grupos em redes sociais. 

Para o síndico morador, abrir a possibilidade de os vizinhos interfonarem para a sua unidade pode não ser uma boa ideia, já que depende do bom senso e do senso de urgência individuais. 

Reclamações ou problemas recorrentes, conflitos entre vizinhos e assuntos mais delicados poderão ser compartilhados com o conselho. Ainda há a possibilidade de se criar um comitê pra gestão de conflitos/mediação, tirando essa carga das costas do síndico, até porque pode recair em ética e isonomia caso o síndico seja próximo a uma das partes envolvidas.

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